Teveel uren weg aan dossiervoorbereiding
Documenten verzamelen, rubriceren, controleren. Werk waar klant én kantoor niets aan verdient.
Minder uren op dossiers.
Meer tijd voor advies.
Done by AI installeert en configureert een AI-afdeling op maat van jullie klantportefeuille, dossierstructuur en vaktechnische standaarden. Dossiervoorbereiding, klantmail, BTW-controles en standaardbrieven: uren worden minuten, zonder dat jullie vakmanschap uit handen geven.
op kantoor sinds
2026
60–80% minder uren op dossierwerk
01
Waarom nu
Elk kantoor voelt dezelfde druk. De slimme kantoren pakken hem nu aan.
Klantmails stapelen zich op
Standaardvragen die geen vakman nodig hebben, maar wel elke dag een uur van jullie beste mensen.
Memo's en brieven, elke keer opnieuw
Fiscale notities, opdrachtbevestigingen, rappelbrieven. Herhaalwerk zonder sjabloon dat écht werkt.
Advieswerk blijft liggen
Juist waar de marge zit, komt het team niet aan toe. Omdat de uitvoering alle tijd opslurpt.
02
Wat het oplevert
Vier dingen die meetbaar veranderen binnen 90 dagen.
Tijd terug
60 tot 80 procent minder uren op dossiervoorbereiding, standaardmails en terugkerende rapportages. Uren die vrijkomen voor advies.
Kosten omlaag
Minder overuren in piekperiodes. Minder uitbesteding naar externen. Minder druk op werving. Vaste capaciteit, zonder vast contract.
Meer adviesomzet
Fiscale advies-memo's die anders bleven liggen, komen uit de steigers. Hogere marge-opdrachten binnen het bestaande team.
Schaal zonder rek
Nieuwe klanten erbij zonder nieuwe mensen te hoeven aannemen. Groei die niet strandt op de arbeidsmarkt.
De belofte
Jullie houden de vaktechniek en de klantrelatie. Wij halen de uren eruit die niemand mist.
Esmee Kluft
Oprichter, Done by AI
03
Proces
Vier stappen. Helder, gefaseerd, met oplevering per fase.
-
01
AI Scan
We brengen jullie kantoor in kaart: klantportefeuille, dossierstroom, software en waar tijd weglekt. Je krijgt binnen 48 uur een rapport met de drie tot vijf processen waar AI het meeste tijd en geld oplevert, inclusief prioriteitenlijst en roadmap.
-
02
Installeren & configureren
We installeren de AI in jullie werkomgeving, laden jullie klantdossiers, vaktechnische standaarden en huisstijl in. Custom skills voor dossiervoorbereiding, jaarrekeningteksten, klantmails en memo's. Waar nodig bouwen we custom software en koppelingen op maat van jullie workflows. Aangesloten op Twinfield, Exact, AFAS, Yuki of wat jullie ook draaien.
-
03
Live & trainen
Het team wordt meegenomen in gebruik: wat kan je vragen, wat vraag je niet, wat check je altijd. Playbook per rol: samenstel, aangifte, advies, administratief. Privacy en AVG worden met het team doorgenomen zodat iedereen weet wat wel en niet mag in de omgang met klantdata.
-
04
Optimaliseren & support
30 dagen inbegrepen support. We blijven bereikbaar voor vragen van jullie team: snelle check-ins, hulp bij nieuwe use cases, bijsturen waar nodig. Daarna blijven we optioneel aangehaakt: nieuwe skills bouwen, workflows uitbreiden, kwaliteit monitoren.
04
Wat we leveren
Een volledige AI-afdeling. Geen tool, geen chatbot.
AI op jullie kantoor
Zakelijk account, data wordt niet gebruikt voor training. Gebruikers per medewerker, met rollen en permissies.
Custom skills per proces
Dossiervoorbereiding, jaarrekening-teksten, klantmails, BTW-controle. Elke skill op maat van jullie werkwijze.
Integraties met jullie stack
Twinfield, Exact, AFAS, Yuki, Nextens, Visionplanner, CaseWare. SharePoint, OneDrive, Google Drive.
Vaktechnische kennisbank
Jullie standaarden, modellen, checklists en huisstijl worden ingeladen. AI reageert vanuit jullie kennis, niet uit het luchtledige.
Team-training per rol
Partner, fiscalist, samensteller, administratief. Elke rol krijgt een playbook: wat vraag je wel, wat niet, wat check je altijd.
AVG & compliance
Geregelde dataverwerking, DPIA op aanvraag, logging van gebruik. Beroepsregels van NBA, RB en SRA blijven leidend.
05
In actie
Wat Done by AI vandaag op een kantoor doet.
Samenstel
Dossiervoorbereiding in 15 minuten
Aangeleverde stukken worden gerubriceerd, ontbrekende posten gemarkeerd en voorzien van vragenlijst voor de klant.
Klantcommunicatie
Standaard klantmail, in jullie toon
Antwoord op "mag deze bon aftrekbaar", status-updates, rappels. Gekoppeld aan vaktechnische kennisbank.
Fiscaal
Advies-memo's uit casusbeschrijving
Jullie beschrijven de casus, AI levert gestructureerd memo met wetsreferenties, risicoafweging en adviesrichting, ter controle door een medewerker.
BTW & aangifte
BTW-controle vóór aangifte
Afwijkende boekingen, verdachte btw-codes, missende ICP-regels. Flagging-lijst voor je op verzenden drukt.
Onboarding
Nieuwe klant in één middag
Intake, opdrachtbevestiging, portaal-aanmaken, standaardbrief, kennismakingsmail. De AI zet alle drafts klaar, jullie reviewen en versturen.
Rapportage
Kwartaalrapportage met toelichting
Cijfers uit het boekhoudpakket, in jullie opmaak, met leesbare toelichting voor de klant.
60–80%
tijdbesparing op repeterend dossierwerk
2–4wk
van scan tot werkende AI-afdeling
0€
de AI Scan is nu tijdelijk gratis
06
Tarieven
Transparant, per fase. Geen abonnementen die stiekem blijven lopen.
AI Scan
€500
€0
Nu gratis
- Scan van processen, tools, workflows
- Prioriteitenlijst met tijdwinst-schatting
- Implementatie-roadmap
- Oplevering binnen 48 uur
Meest gekozen
Volledige AI-afdeling
vanaf €4.500*
of €130 per uur*
- Installatie & configuratie AI
- Custom skills voor dossierprocessen
- Custom software & koppelingen op maat
- Koppeling Twinfield / Exact / AFAS / Yuki
- Vaktechnische kennisbank + huisstijl
- Team-training + playbook per rol
- 30 dagen support inbegrepen
Doorlopend support
vanaf €450/mnd
- Nieuwe skills bouwen op aanvraag
- Updates bij nieuwe modellen
- Kwaliteitsmonitoring
- Prioritaire response binnen 48 uur
* Exacte prijs verschilt per bedrijf en bedrijfsgrootte en staat in het AI Scan rapport. Geen verrassingen achteraf.
Voor wie
Voor kantoren die willen groeien zonder meer mensen aan te nemen.
Of jullie nu twee of vijftig fiscalisten zijn: als het team structureel over uren heen gaat, als advieswerk vastloopt op uitvoerend werk, als nieuwe klanten erbij komen maar het team niet uitbreidt, dan is dit voor jullie.
- Samenstelpraktijken en boekhoudkantoren
- Fiscale advieskantoren
- Allround administratie- en belastingadvieskantoren
- Audit-praktijken met toenemende reviewdruk
Van 2 tot 50 fiscalisten
07
FAQ
Veelgestelde vragen.
Vervangt AI onze medewerkers?
Nee. Done by AI vervangt uren werk, geen mensen. Het team houdt vaktechniek, klantrelatie en eindverantwoordelijkheid. AI doet voorwerk, drafts, controles en herhaal-taken. Jullie zijn daardoor met minder stress productiever.
Hoe zit het met AVG en klantdata?
We werken standaard met een zakelijke AI-tier: data wordt niet gebruikt voor training. Per kantoor stellen we een AVG-paragraaf op met wat waar wordt verwerkt. Op verzoek stellen we een DPIA op.
Werkt dit met onze huidige software?
Ja. We koppelen met Twinfield, Exact Online, AFAS, Yuki, Snelstart, KING en Moneybird. Documentbeheer via SharePoint, OneDrive of Google Drive. Fiscaal via Nextens, Fiscaal Gemak en Visionplanner.
Wat als het niet voor ons werkt?
De AI Scan is gratis. Als het rapport aangeeft dat er onvoldoende rendement te halen is, zeggen we dat eerlijk. Dan zijn jullie 48 uur kwijt en weten jullie waar jullie staan.
Hoe snel kunnen we live?
Afhankelijk van de scope: 2 tot 4 weken na akkoord op het scan-rapport. Eerste use case staat vaak binnen een week.
Wat kost het echt?
Een volledige AI-afdeling start vanaf €4.500 eenmalig. Doorlopend support vanaf €450 per maand. De exacte prijs staat in het scan-rapport, op basis van jullie situatie. Geen abonnementen die stiekem blijven lopen.
Volgende stap
Begin met de gratis AI Scan.
Begin met de gratis AI Scan.
Binnen 48 uur weet je waar jullie uren liggen.
Vul het intake-formulier in (15 à 20 minuten). Je ontvangt binnen 48 uur een persoonlijk rapport met de drie tot vijf processen waar AI bij jullie het meeste tijd en geld oplevert.